Medienecho

Kleine Revolution im Schweizer Beschaffungswesen

Artikel in IT Reseller Oktober 2018, Text: Marcel Wüthrich

Die Plattform Intelliprocure soll Licht ins Dunkel des Beschaffungswesens bringen und dürfte insbesondere auch für Zulieferer aus dem ICT-Bereich spannend sein.

Im Rahmen der diesjährigen IT-Beschaffungskonferenz Ende August hat die Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit die Plattform Intelliprocure vorgestellt. Dabei ist die Rede von einer «kleinen Revolution», denn Intelliprocure soll nichts weniger als Licht ins Dunkel im Schweizer Beschaffungswesen bringen. Begründet wird der Bedarf für dieses Licht damit, dass in der Schweiz jährlich über 40 Milliarden Franken für öffentliche Beschaffungen ausgegeben werden, das öffentliche Beschaffungswesen jedoch an Intransparenz und Ineffizienz in der Vergabe kranke. Diese Problematik sei man dadurch angegangen, dass man die Nachhaltigkeit der Beschaffung der öffentlichen Hand mithilfe der Simap-Daten analysiert hat – ein Umfang von über 330 GB an Meldungen, Unterlagen und Zuschlägen. Diese Daten von sämtlichen Beschaffungssektoren wurden durch die Forschungsstelle aufgearbeitet und verlinkt, um sie via www.intelliprocure.ch für alle Beteiligten übersichtlich, interaktiv und zweckdienlich nutzbar zu machen. Dabei werden durch die Plattform unter anderem folgende Funktionen versprochen: Es sollen Hintergrund-Informationen über offene Ausschreibungen dargestellt werden, zudem wird die Ausschreibungsrecherche dank Volltextsuche und Download der Ausschreibungsunterlagen bereitgestellt. Weiter ist die Marktanalyse möglich, indem Ausschreibungen und Zuschläge nach CPV summiert und visualisiert werden können, genauso wie die Anbieteranalyse mittels Ranking der Anbieter – gefiltert nach verschiedenen Kriterien – ermöglicht wird. Und zu guter Letzt kann man sich über kurz oder lang auf der Plattform auch registrieren – sei es als Anbieter, Beschaffungsstelle oder andere Organisation. Die Nutzung von Intelliprocure kostet, nach einer Demofrist von sieben Tagen, abhängig von der Organisationsgrösse 200 bis 800 Franken pro Jahr. Dieser Beitrag soll den Unterhalt und die Weiterentwicklung der Plattform sichern, was laut Matthias Stürmer, Leiter der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit, rund 100’000 Franken jährlich kostet. Aktuell befindet sich Intelliprocure noch im Beta-Stadium, das bis November abgeschlossen sein sollte. ■

Interview mit Matthias Stürmer, Leiter Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit:

«Riesiges Optimierungspotential bezüglich öffentlicher Ausschreibungen»

«Swiss IT Reseller»: Bei der Vorstellung von Intelliprocure haben Sie erklärt, dass das öffentliche Beschaffungswesen an Intransparenz und Ineffizienz bei der Vergabe krankt. Können Sie diese Aussage begründen?

Matthias Stürmer: Vielleicht war das ein wenig überspitzt formuliert. Ich bin aber der festen Überzeugung, dass es bezüglich öffentlicher Ausschreibungen noch riesiges Optimierungspotential gibt. Im Zusammenhang mit der Intelliprocure-Plattform komme ich mit jeder öffentlichen Ausschreibung in Kontakt, die in der Schweiz auf Simap publiziert wird. Dabei sehe ich die gewaltige Inkonsistenz allein schon in der Art und Weise, wie die Beschaffungsstellen mit ihren potentiellen Anbietern korrespondieren. Dasselbe gilt für die Ausschreibungsunterlagen, wo jeglicher Standard fehlt. Betriebswirtschaftlich gesehen macht das absolut keinen Sinn. Einzig die Meldungen von öffentlichen Ausschreibungen sind dank der Beschaffungsplattform Simap standardisiert.

Wie gehen Sie die Problematik der fehlenden Einheitlichkeit an?

Im Wesentlichen versuchen wir, die Fülle an Daten strukturiert aufzubereiten. Wir nehmen beispielsweise die Simap-Daten der verschiedenen Beschaffungsstellen aus einer Stadt oder einer Gemeinde und konsolidieren diese Daten. Dasselbe machen wir auch auf Anbieterseite. So schaffen wir mehr Übersicht. Ein IT-Dienstleister kann auf diese Art und Weise abrufen, wie viele Ausschreibungen eine Stadt gesamthaft unabhängig von den verschiedenen Ämtern in einem bestimmten Bereich in Vergangenheit gemacht hat.

Diese Daten finde ich grundsätzlich aber bereits auf Simap?

Diese Daten findet man grundsätzlich. Allerdings nicht zusammengeführt, mit einer deutlich weniger intuitiven Oberfläche und deutlich schwieriger durchsuchbar.

Und wo liegt der Nutzen der Konsolidierung für mich als Anbieter?

Ich sehe als Anbieter so auf einen Blick, was ein Kanton oder eine Gemeinde in einem bestimmten Bereich in Vergangenheit sonst noch ähnliches ausgeschrieben hat. Ausserdem sehe ich die Zuschläge, die vergeben wurden. Und besonders spannend: Man sieht, wie viele und welche Anbieter für ähnliche Ausschreibungen bereits zum Zug gekommen sind. So kann man herausfinden, wer die potentiellen Mitbewerber auf eine Ausschreibung sind. Wenn ein Dienstleister X bereits zwölf Ausschreibungen eines Kantons in einer Auftragskategorie gewonnen hat, kann ich ziemlich sicher sein, gegen diesen Dienstleister X anzutreten. Und die Möglichkeiten gehen noch weiter: Ich kann beispielsweise auch abrufen, wie viele Ausschreibungen ein Dienstleister in einem bestimmten Bereich schweizweit schon gewonnen hat. Informationen wie diese kann man auf Simap unmöglich manuell zusammensuchen.

Sollen noch weitere Möglichkeiten dazukommen?

Ja, auf jeden Fall. Aktuell ist Intelliprocure noch im Beta-Stadium. Bis November sollte alles so funktionieren, wie wir uns das vorstellen, und dann werden wir weitere Funktionen hinzufügen. Wir wollen zusätzliche Faktoren wie die Ausschreibungstexte in unsere Analyse miteinbeziehen. So wird es zum Beispiel möglich werden, über die Suche sämtliche Ausschreibungen zu finden, in denen SAP-Beratung oder Open Source ein Thema ist. Und irgendwann wollen wir soweit sein, dass wir mit Hilfe künstlicher Intelligenz und Machine Learning Einschätzungen abgeben können, mit welcher prozentualen Wahrscheinlichkeit ein bestimmter Dienstleister eine Ausschreibung zu einem spezifischen Thema innerhalb eines bestimmten Auftragsvolumens gewinnen wird. So kann ich als Anbieter Informationen dazu gewinnen, wie ich mich von Mitbewerbern abgrenzen kann. Alle diese Informationen sollen dem Anbieter dabei helfen zu entscheiden, ob es sich lohnt, bei einer Ausschreibung mitzumachen oder nicht.

Bis anhin hatte ein Anbieter keine Möglichkeit, zu solchen Informationen zu kommen?

Nun, bislang musste er dazu sein Netzwerk beziehungsweise informelle Quellen nutzen, etwa um zu wissen, wer wo welchen Zuschlag gekriegt hat. Auf Basis von Fakten gab es die Informationen bislang nicht, zumindest nicht gesammelt an einem Ort. Kommt hinzu, dass gerade im IT-Bereich die Zahl der Ausschreibungen laufend steigt.

Wie gross ist der Anteil an Ausschreibungen aus dem IT-Bereich aktuell?

Der Anteil betrug 2017 rund 11 Prozent aller Beschaffungsausschreibungen. Von diesen gab es im letzten Jahr rund 9000, was knapp 1000 IT-Ausschreibungen entspricht.

Teil der Plattform ist auch eine Anbieteranalyse. Wie werden die Anbieter gelistet? Kann man sich registrieren?

Aktuell sind sämtliche Anbieter gelistet, die je einen Zuschlag bekommen haben – das sind rund 11’000 Unternehmen. Auch hier bauen wir wieder auf die Daten, die wir von Simap heruntergeladen haben. Wie vorhin erklärt, haben wir auch die Daten der Anbieter konsolidiert, denn ursprünglich waren es rund 20’000 Anbieter-Einträge. Die Möglichkeit, dass sich Anbieter für bestimmte Beschaffungsbereiche registrieren können, werden wir aber noch implementieren.

Und wozu sind die Daten der Anbieter nützlich?

Zum einen für die Anbieter selbst. So kann ein Verantwortlicher seinem Management aufzeigen, wie viele Aufträge er in einem bestimmten Zeitraum im Vergleich zu seinen Mitbewerbern gewonnen hat. Dabei können die Daten auch nach Auftraggeber gefiltert werden, also beispielsweise nur Aufträge vom Bund oder nur solche von Kantonen. Oft ist auch das Ausschreibungsvolumen publiziert, wobei diese Angaben mit Vorsicht zu geniessen sind, weil auch Rahmenverträge gelistet sind, die gar nie vollumfänglich abgerufen werden. Die Ausschreibungsstellen ihrerseits sehen, welche und wie viele Anbieter es in einem bestimmten Bereich überhaupt gibt und wie viele sich potentiell auf eine Ausschreibung melden werden. Das ist ein enorm wichtiger Wert, denn es gibt kaum etwas Schlimmeres bei einer Submission, als wenn sich kein Anbieter oder aber zu viele Anbieter melden. Auf Simap gibt es tragische Fälle wie beispielsweise die eine Ausschreibung, auf die sich 160 Anbieter beworben hatten!