Fachsessionen 1. Block

11:00 bis 12:30 Uhr

Digitalisierung

Die Digitale Transformation erfordert eine neue Sicht auf die Art, wie das Geschäft bewältigt wird, ein Neudenken der Prozesse und des Umgangs mit Daten. Die Geschäftsseite ist gefordert. Aber auch die Informatikorganisation muss ihre Rolle weiterentwickeln, als Partner dem Geschäft die Möglichkeiten aufzeigen, in grosser Agilität Nutzen vermitteln und realisieren. Beitragen muss dazu auch die Beschaffung, zur Unterstützung deren Agilität stehen interessante Instrumente bereit.
 
Moderation: Peter Fischer, Delegierter des Bundesrates für die Informatiksteuerung, ISB
 
 

Die Rolle der Digitalisierung im ESTV Kulturwandel

Philippe Voirol, CIO, Eidgenössischen Steuerverwaltung
 
Schon lange begleitet die Informatik die Fachkräfte in allen Gebieten der ESTV. Heute bietet die Entwicklung der Web Technologien, Big Data und IA nicht nur Unterstützung an, sondern sie schafft eindeutig ein signifikantes Potential für freie und neue Kapazitäten, welche den Umfang der öffentlichen Leistungen nicht nur graduell sondern auch fundamental verändert. Dazu löst die End-to-End Digitalisierung der Fachprozesse neue und innovative Wege aus, welche dazu beitragen die Attraktivität von formalen Dienstleistungen zu stärken.
 

E-Procurement reloaded – how to transform procurement in a fragmented industry

Dr. Thomas Flatt, Präsident des VR, t.hub AG
 
Das Dilemma scheint nicht lösbar: Komplexe, hochwertige Dienstleistungen zu einem günstigen Preis beschaffen und gleichzeitig den jeweils besten Anbieter seiner Klasse zu berücksichtigen. Entweder wähle ich eine "Single- bzw Oligo Vendor Strategie" und erhalte eine günstige aber nur durchschnittliche Leistung oder ich arbeite mit einer Vielzahl von Lieferanten zusammen, zahle höhere Preise und ertrinke in der Komplexität. Am Beispiel der hoch fragmentierten Übersetzungsindustrie zeigen wir, dass mit einer vollständigen Digitalisierung aller Prozesse, diese scheinbare Quadratur des Kreises gelingen kann. Vollständige Digitalisierung bedeutet in dem Fall: Digitalisierung von Beschaffung, Anbieter Management, Ressourcenplanung, dynamische Preisfindung und automatisierte Lieferantenauswahl im Bestellprozess. Möglich ist dies dank einer digitalen Plattform, die im Wissen um die Spezialitäten der jeweiligen Produkt- und Service Kategorie entwickelt wurde und nicht nur die klassischen Beschaffungs- und Bestellprozesse abbildet – diese aber auch.
 

Elektronische Beschaffung von Losen und Mini-Tender

Hans Engler, Geschäftsleitung, PBroker AG
 
Das Thema der Beschaffung mittels Lose oder Mini-Tender ist bei vielen ausschreibenden Stellen ein Thema. Man erhofft sich für wiederkehrende Leistungen eine Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse. Eine technische Umsetzung ist daher sehr erwünscht. Die Lösung ist jedoch alles andere als einfach, da ein gemeinsamer Nenner zwischen den verschiedenen Beschaffungsstellen schwer zu finden ist. Die Anforderungen divergieren stark. Das Referat geht dieser Problematik nach und diskutiert mögliche Lösungsansätze.

Abhängigkeiten von IT-Herstellern reduzieren

Ein Aspekt der Investitionssicherheit ist die Abhängigkeit des Herstellers. Dem Diktat eines einzigen Anbieters ausgeliefert zu sein, kann sich als grosses Risiko für die Bedarfsstelle erweisen. Um eine Investition langfristig davor zu schützen, können Open Source-Lizenzmodelle und Offene Standards einen wichtigen Beitrag leisten. In der Fachsession wird an Hand von konkreten Beispielen aufgezeigt, wie damit Abhängigkeit reduziert und gleichzeitig Skaleneffekte erhöht werden können.

Moderation: Gerhard Andrey, Partner Liip AG, Vorstandsmitglied CH Open
 

OSS oder proprietäre Software: Muss bei einer Beschaffung immer Chancengleichheit herrschen?

Roman Müller, Senior Consultant, APP Unternehmensberatung AG

Stellt sich die Frage Open Source Software oder proprietäre Software im Zeitalter der Services überhaupt noch? Roman Müller ist überzeugt, dass sich eine zweckmässige Ausschreibung nicht dogmatisch an der Art des Lizenzmodells sondern an den Bedürfnissen der Bedarfsstelle, an den geforderten Funktionalitäten und den Rahmenbedingungen zu orientieren hat. In diesem Referat werden mögliche Lösungsansätze vorgestellt, damit die Bedarfsstelle jene Funktionalitäten erhält, welche ihre Bedürfnisse am besten abdeckt. Es werden Faktoren und Rahmenbedingungen aufgezeigt, welche die Entscheidung hinsichtlich Open Source Software, proprietärer Software oder Service beeinflussen. Anschliessend wird anhand von Praxisbeispielen erläutert, was dies für eine Ausschreibung konkret bedeutet und wie auch Anbieter und Dienstleister im OSS Bereich ihre Chance haben.

Die Vorteile lizenzkostenfreier Software

Paul Walker, Leiter Koordinationsstelle für Baueingaben, Kanton Uri

Die digitalen Schalter werden laufend ausgebaut. Immer mehr Interaktionen zwischen Staat und Bürger können elektronisch abgewickelt werden. Insbesondere im Bereich des elektronischen Baubewilligungsverfahrens sind die Anforderungen sehr hoch. Für kleinere Kantone mit schmalem Budget ist es oft schwierig, im IT Zeitalter modern zu bleiben und Schritt zu halten. Dabei sind die Entwicklungskosten von IT Projekten oftmals das kleinste Problem. Schwehrwiegender sind die wiederkehrenden Kosten für die Weiterentwicklung und Modernisierung, Lizenkosten und die damit verbundenen Abghängigkeiten. Open Source oder zumindest lizenzkostenfreie Software und gemeinsame Weiterentwicklung scheint die Lösung zu sein. Uri hat sich mit CAMAC im Bereich der elektronischen Verfahrenskoordination eine massgeschneiderte, lizenzkostenfreie Lösung aufgebaut. Auch heikle Themen wie zum Beispiel die online Bauplanauflage wurden erfolgreich umgesetzt. Dank der Gemeinschaft CAMAC suisse, der heute bereits 8 Kantone angehören, ist die Weiterentwicklung der «Urner» Plattform für Verfahrenskoordination langfristig gesichert.

Opensource ein Enabler für Open Standards

Baltisar Oswald, Stackverantwortlicher (PO) Cloud Stack sowie Leiter Service Design und Projects, SBB AG

Open Source ist heutzutage viel mehr als «gratis» Software. Open Source Projekte respektive Produkte definieren immer öfters technologische Standards die sich weltweit durchsetzen. Sie werden erfahren, wie und warum die SBB Open Source Technologien auswählt am Beispiel von Docker / Kubernetes / Openshift und Postgre SQL als möglicher Ersatz für Oracle RDBMS.

Beschaffungs-Design

Wie sieht die perfekte ICT-Beschaffung aus? Vier routinierte Beschaffer zeigen konkrete Verbesserungsvorschläge aus der Praxis auf. Dr. Christoph Graf erläutert, wie aus unklaren Anforderungen messbare und messerscharfe werden. Gregor Urech und Benedikt Heil stellen an Beispielen aus Web-Ausschreibungen vor, wie Kriterien und Beschaffungsunterlagen praxistauglich ausgestaltet werden können. Und Andreas Fritschi führt durch den Projektleitfaden des Kantons Basel-Stadt, der eine integrative Projektmethodik mit enger Zusammenarbeit von Beschaffungs- und ICT-Fachleuten vorsieht.

Moderation: Thomas Fischer, Leiter Beschaffungskonferenz des Kantons Bern

 

Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht

Dr. Christoph Graf, Projektleiter, EBP

In unserer Akquisitionstätigkeit sind wir gelegentlich mit Ausschreibungen konfrontiert, die uns Kopf-zerbrechen bereiten. Was könnte wohl die Bedarfsstelle mit dieser Anforderung gemeint haben? Warum stellt sie diese Anforderung? Welchen Nutzen hat sie wohl davon? , Anhand von konkreten Beispielen aus unserer Praxis möchten wir gute Beispiele aus Systemanforderungen, Pflichtenheftern, Eignungs- und Zuschlagskriterien und Preisblättern vorstellen, welche es uns als Anbieter erlauben, ein Angebot auszuarbeiten, das den Vorstellungen der Bedarfsstelle entspricht und wovon wir überzeugt sind, mit unserem Angebot ins Schwarze zu treffen., Eine Ausschreibung verursacht erheblichen Aufwand auf beiden Seiten. Wir werden Hinweise geben, wie die Bedarfsstelle zu aussagekräftigen und vergleichbaren Angeboten kommt, welche den Anbieter beim Erstellen entlasten und der Bedarfsstelle die Beurteilung erleichtern., Mit Praxistipps ergänzt – von denen schliesslich beide Seiten profitieren – bietet das Referat eine Art Checkliste für Bedarfsstellen, die hoffentlich zu guten Ausschreibungen und guten Angeboten führt.

'Think First' statt 'Pay Later'

Gregor Urech und Benedikt Heil, User Experience Architects und Partner, Zeix AG

Der Erfolg von IT-Projekten steht und fällt mit der Qualität des Pflichtenheftes für die Beschaffung. Nur wer es schafft, die Anforderungen genau und unmissverständlich zu kommunizieren, erhält vergleichbare Angebote und vermeidet Kostendachüberschreitungen, Change Requests und Terminverzögerungen im Projekt. In der Realität sind Pflichtenhefte jedoch oft zu wenig detailliert, unüberschaubar, unverständlich oder widersprüchlich. In diesem Vortrag analysieren wir unsere Erfahrungen aus unterschiedlichen Web-Projekten für die öffentliche Hand und die Privatwirtschaft der letzten 5 Jahre. Wir zeigen, welche Projekte effizient und mit qualitativ hochstehendem Ergebnis abgeschlossen werden konnten und welchen Einfluss das Vorgehen in der Beschaffungsphase darauf hatte. Daraus abgeleitet erhalten Sie konkrete Handlungsempfehlungen (u.A. im HERMES-Umfeld), wie Sie bei Ihrer nächsten Beschaffung zu einem erfolgreichen Projekt beitragen können.

Wann und wie soll der Einkauf in IT-Projekte einbezogen werden? Ansatz einer integrativen Projektmethodik

Andreas Fritschi, kant. Warengruppenmanager ICT, Kanton Basel-Stadt

Wenn der Einkauf erst in der Realisierungsphase eines Projektes beigezogen wird und dann erst noch feststellt, dass eine formale Ausschreibung nach GATT/WTO nötig ist, drohen Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Priorisierungskonflikte. In Basel-Stadt hat man einen Projektleitfaden entwickelt, der dieser Problematik Rechnung trägt und dem strategischen Einkauf die Möglichkeit bietet, sich frühzeitig einzubringen. Im Referat wird der gewählte Ansatz erläutert und über die Erfahrungen dazu berichtet.

Preiskriterien und Wirtschaftlichkeit

Moderation:  Prof. Dr. Thomas Myrach, Direktor Institut für Wirtschaftsinformatik, Universität Bern

 

Preisgewichtung und Preiskurve – zwei wichtige Erfolgsfaktoren bei der Ausschreibung

Oskar Däppen, Projektleiter, EFV

Der Wert von gut durchdachten, fachlichen Eignungskriterien wird erheblich geschmälert, wenn bei der Ausschreibung den überaus wichtigen Erfolgsfaktoren Preisgewichtung und Preiskurve nicht die nötige Beachtung geschenkt wird. Insbesondere bei nicht standardisierten Beschaffungsgegenständen ist es von entscheidender Bedeutung, die sich aus der Ausschreibung ergebenden Selektivitäten von Preis und fachlichen Eignungskriterien richtig einzuschätzen. Das Ziel einer Beschaffung muss immer sein, demjenigen Angebot den Zuschlag erteilen zu können, welches am wirtschaftlich günstigsten ist, zugleich aber die Anforderungen des Fachbereichs zumindest in gutem und somit zufriedenstellendem Umfang abdeckt. Um dieses Ziel erreichen zu können, müssen auf Seite Preisbewertung zwei wichtige Fragen geklärt und die Antworten darauf fundiert begründet werden. 1. Wie hoch soll der Preis gewichtet werden? 2. Wie genau soll die Preiskurve aussehen?

 

TCO-Kalkulationen als Grundlage für das Preiskriterium: Ist der günstigste Anbieter nicht doch der teuerste?

Florian Steinsiepe, Partner, denkplatz gmbh

Wer hat es nicht schon erlebt: Der günstigste Anbieter überzeugt mit seiner Offerte und erhält den Zuschlag. Sobald es aber an die Umsetzung des Vorhabens geht, kommen laufend weitere Forderungen. Als Auftraggeber kann man gar nicht anders als immer wieder nachgeben, weil ansonsten Verzögerungen, Mehrkosten und Reputationsschäden drohen. Dieses Vorgehen wird gerne als "Salamitaktik" bezeichnet. Die wirkungsvollste Massnahme, um der Salamitaktik von Anfang zu begegnen und zudem Klarheit über die Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Vorhabens hinweg zu erlangen, ist die TCO-Kalkulation ("total cost of ownership"). Diese muss "total" sein, also alle internen (Auftraggeber) und alle externen (Dienstleister) Aufwände beinhalten, einmalige und wiederkehrende, und zudem alle Einsparungen und Mehrkosten in anderen Bereichen (z.B. für Recruiting, Ausbildung, Arbeitsplätze, Rechenzentren, eingesparte Systeme etc.) benennen. Diese Transparenz herzustellen, ist nicht ohne, weil einerseits nicht einfach zu bewerkstelligen und andererseits oftmals "politisch". Wenn aber diese Rechnung vorliegt, ist sie eine hervorragende Grundlage für das Preiskriterium! Nur so wird wirklich der wirtschaftlich günstigste Anbieter evaluiert.