Fachsessionen 1. Block

11:00 bis 12:30 Uhr

Grundsätze von IT-Beschaffungen aus Sicht der Beschaffungsstelle

Was ist eigentlich eine öffentliche Beschaffung, wie läuft sie ab, und was ist bei ihrer Durchführung zu beachten? Die Fachleute der zentralen Koordinationsstelle Beschaffung im Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (ZKB) führen Sie als Vertreterinnen und Vertreter von Beschaffungsstellen in die Materie ein. Sie erfahren, welche Vorschriften und Grundsätze das öffentliche Beschaffungswesen beherrschen, wie eine Ausschreibung geplant und in ein ICT-Projekt nach HERMES integriert wird, und wie sinnvolle Kriterien für die Bewertung der Angebote festgelegt werden. Besonders wird auch auf die mit dem neuen BöB und der neuen IVöB geplanten Änderungen hingewiesen. Genügend Zeit bleibt auch für die Diskussion von Fragen aus dem Publikum.
 
Moderation: Thomas Fischer, KAIO
 
 

Öffentliche ICT-Beschaffungen: Grundlagen

 
Für wen und was gilt das Beschaffungsrecht? Welche Vorschriften sind zu beachten? Was bedeuten die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Gleichbehandlung, Transparenz und Wettbewerb? Diese Fundamente des Beschaffungswesens sind für den Beschaffungserfolg ausschlaggebend. Und unter welchen Umständen kann auf eine Ausschreibung ganz verzichtet werden, weil ein wirksamer Wettbewerb nicht möglich ist? Diese kontroverse Frage wird unter verschiedenen Gesichtspunkten beleuchtet.
 

Öffentliche ICT-Beschaffungen: Ablauf

 
Wie läuft eine öffentliche Beschaffung ab? Welche Arbeitsschritte und Verfahrensarten gibt es, und wie wähle ich die richtige? Und wie integriere ich eine Ausschreibung in ein ICT-Projekt nach HERMES? Mit den hier gesteckten Wegweisern können Sie sich im Gestrüpp der Standards, Vorschriften und Verfahren orientieren.
 

Öffentliche ICT-Beschaffungen: Kriterien

 
Gute Angebote einholen ist das eine – sie nachvollziehbar und fair bewerten ist das andere. Wie verfassen Sie Eignungskriterien, technische Spezifikationen und Zuschlagskriterien eindeutig, messbar und fair? Wie wird der Preis gewichtet, bestimmt und bewertet? Diese Fragen führen immer wieder zu Kontroversen. Hier erfahren Sie, wie Sie damit umgehen können.

Sourcing-Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung

Die Frage, ob bestimmte IT-Dienste selbst erbracht oder von externen Dienstleistern eingekauft werden sollen, ist betriebswirtschaftlich sehr relevant. Auch in öffentlichen Verwaltungen sind Sourcing-Entscheidungen zu treffen. Sie werden nicht selten zu Gunsten des externen Leistungsbezugs beantwortet, wobei der Bereich und das Ausmass unterschiedlich sein können. In dieser Fachsession werden drei hochaktuelle Themen rund um das Sourcing von IT-Diensten angesprochen.

Moderation: Prof. Dr. Thomas Myrach, Universität Bern

Rechtliche Themen bei der Beschaffung von Cloud Services

Dr. Ursula Widmer, Rechtsanwältin, Lehrbeauftragte Universität Bern und ETHZ

Cloud-Services werden immer interessanter, nicht nur für Unternehmen, sondern insbesondere auch für kantonale Behörden und öffentliche Institutionen wie zum Beispiel Spitäler. Office-Produkte stehen genauso auf der Wunschliste wie Services für die Personalwirtschaft oder ERP-Lösungen. Und Multisourcing ist nicht nur für on premise Installationen ein Thema, sondern auch bei der Beschaffung von Cloud Services wie etwa Netzwerkmonitoring, Security oder Data Center Services. Diese neueren Trends und Angebote verlangen auch rechtlich eine entsprechende Begleitung bei der Beschaffung. Wo liegen die rechtlichen Stolpersteine bei einer Multisourcing-Ausschreibung, auf was müssen Kantone und Spitäler achten, können sie alles aus der Cloud beziehen oder gibt es für sie Schranken. Und an was haben bei der Beschaffung die HR-Abteilungen zu denken? Welche Stolpersteine gibt es, wie können sie vorgehen, um diese zu vermeiden. Was dürfen sie und was nicht und was müssen sie prüfen, um erfolgreich aus der Cloud zu beschaffen?

Die Besten im Wettbewerb: Wann und wie Organisationen von Multisourcing profitieren

Prof. Dr. Oliver Krancher, Universität Bern

Die Idee klingt vielversprechend: ein Projekt an mehrere Dienstleister vergeben, um Wettbewerb nach Vertragsschluss zu fördern und um Abhängigkeiten von Dienstleistern zu reduzieren. Diese Idee heisst Multisourcing und geniesst zunehmende Aufmerksamkeit in der Beschaffungspraxis. Dennoch vergeben öffentliche Organisationen gegenwärtig weniger als 20% ihrer Software-Projekte als Multisourcing. Diese Zahl legt nahe, dass in der Beschaffungspraxis Unsicherheit über die Vorzüge, Gefahren und erfolgreiche Umsetzung von Multisourcing besteht. Wann sollte man sich also für Multisourcing entscheiden und wie macht man erfolgreiches Multisourcing? Zwei Studien des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Uni Bern geben erste Antworten auf diese Fragen. Die Ergebnisse zeigen, dass Multisourcing gegenwärtig vor allem von erfahrenen Kunden genutzt wird, um auf spezialisiertes Wissen zuzugreifen. Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass Kunden fehlende eigene Erfahrung kompensieren können, wenn sie das so genannte Guardian-Modell wählen und gleichzeitig in formaler und informaler Projektsteuerung stark involviert bleiben. Der Vortrag schliesst mit Empfehlungen für Multisourcing-Strategien.

Cloud-Beschaffung für die Personalwirtschaft: Praxisbeispiele und Herausforderungen

Roland Füllemann, example consulting GmbH

Die Personalwirtschaft gehört zu den Vorreitern bei den Cloud-Lösungen - dies trotz der offensichtlichen Datenschutz-Problematik. Längst sind es nicht mehr ausschliesslich E-Recruiting Lösungen, sondern Anwendungen für Talent Management, Learning Management und Mitarbeiterbeurteilung, welche aus der Cloud beschafft werden. Organisationen der öffentlichen Hand müssen sich dabei besonderen Herausforderungen stellen. Ein kontroverses Thema ist nach wie vor der Datenschutz, insbesondere wenn die Cloud-Plattformen im Ausland betrieben werden. Methodische Knacknüsse ergeben sich bei Ausschreibung und Evaluation, beispielsweise wenn es Cloud-Lösungen und "on premise" Installationen zu vergleichen gilt. Nicht zuletzt sind Budgetierungsprozesse und IT-Antragsformulare der öffentlichen Hand nach wie vor stark auf die Investitionsrechnung ausgelegt und nicht auf die im Cloud-Geschäft üblichen "Subskriptionsgebühren". Der Vortrag beleuchtet die Thematik anhand von Praxisbeispielen und gibt Tipps für das Vorgehen.

Beschaffung agiler Software-Entwicklungen

Bereits in 60% aller Projekte in der Schweiz wird nach agilen Vorgehensweisen entwickelt. Klassische Spezifikationen weichen Visionen, Epics, User Stories und Taskbeschreibungen. Studien zeigen auf, dass häufige Abstimmungen zwischen IT und Fach, zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer den Projekterfolg positiv beeinflusst. Neben der Formulierung verständlicher Anforderungen wird die kommunikative Kompetenz der Projektbeteiligten zu einer entscheidenden Fähigkeit. Ob agil oder klassisch, ob in der Privatwirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung, überall werden Produkte und Lösungen entwickelt. Überall wird ausgehend von einer Idee und einem Bedarf ein komplexes IT-Projekt gestartet, realisiert und in Betrieb genommen. Da wir wissen, dass wir am Anfang des Projektes eben gerade nicht alles wissen, kommt in der agilen Vorgehensweise dem Requirements Engineering eine zentrale Rolle zu. Wie können diese Ansätze nun in klassischen IT-Beschaffungsverfahren integriert werden? Die Fachsession „Beschaffung agiler Software-Entwicklungen“ zeigt mit drei Vorträgen auf, welche Ansätze verfolgt werden können. Dabei wird einerseits ein Vergleich mit der Privatwirtschaft gemacht und es werden mit Design Thinking und Lean-Agile-Procurement zwei Vorgehensweisen in frühen Phasen von Beschaffungsvorhaben vorgestellt.
 

Moderation: Reto Maduz und Stephan Sutter, swissICT


 

Fehlende Agilität - ein Problem des öffentlichen Beschaffungswesens?

Dr. Roger Mosimann, AWK Group AG

Beim Thema fehlender Agilität in der Verwaltung wird oft auf das öffentliche Beschaffungswesen verwiesen, das hierfür ein Hindernis darstellt. Dabei stellen sich Fragen wie: Umfang, Kosten und Termine sind fixiert, wo ist Spielraum? Wie gehen wir mit dem Change-Management um? Wie können Kosten geschätzt werden? In unserem Vortrag möchten wir diese Ausgangslage aufzeigen und schauen, ob die Privatwirtschaft in der Schweiz hier tatsächlich agiler und anders unterwegs ist. Hierfür gehen wir darauf ein, was Agilität charakterisiert. Dabei wird klar, dass in grösseren Unternehmen der Privatwirtschaft nicht alles so agil läuft, wie oft angenommen wird. Die Ursachen hierfür sind jedoch weniger das Beschaffungsvorgehen als andere Umstände, welche für die öffentliche Verwaltung genauso gelten. Natürlich möchten wir auch aufzeigen, dass es tatsächliche Agilität in der Privatwirtschaft gibt und unter welchen Rahmenbedingungen diese vorzufinden ist. Daraus abgeleitet werden wir den Zuhörern anhand von Praxisbeispielen aufzeigen, welches die wichtigen Punkte sind, die bei einer öffentlichen Beschaffung zu berücksichtigen sind, damit positive Aspekte der Agilität genutzt werden können.

 

Klassische Beschaffung ist für agile Teams ungeeignet - Eine vielversprechende Alternative

Mirko Kleiner, flowdays

Die Vorteile agiler Zusammenarbeit haben sich durchgesetzt. Es bestehen sogar bereits agile Verträge. Im Bereich der Beschaffung (RfI > RfP > RfQ) von agilen Teams hat sich aber bisher wenig getan. Diese ist im Vergleich teuer, ineffizient und fokussiert auf die Lösung bzw. nicht zuletzt vor allem auf den Preis. In einem agilen Setup stehen aber andere Faktoren im Vordergrund, wie das effektive Kunden-Problem, Time-to-Market, Adaptierbarkeit auf ändernde Rahmenbedingungen, passende Soft-Skills, Zusammenarbeit analog einer Partnerschaft, kultureller Match, etc. Mirko Kleiner, Co-Founder von flowdays, präsentiert mit lean-agile procurement das 1. pure agile Vorgehen für Beschaffer!

 

Mit Design Thinking zur raschen und zielgenauen Anforderungserhebung

Adrian Hässig, afondo consulting GmbH

Bei vielen Softwarebeschaffungen gehen die Projektteams nach der HERMES - Methode vor und erheben breit und mit viel Engagement der Fachabteilung die Anforderungen an die neue Lösung. Die Phase des Zusammentragens der künftigen Funktionalitäten, Möglichkeiten und Innovationen der zu beschaffenden Werkzeuge stellt nach wie vor eine grosse Herausforderung bezüglich Dauer (Zeitverlust), Kosten (aufwändig) und Logistik (dezentral vs. zentral) dar. In aller Munde ist die Methode «Design Thinking». Vereinfacht erklärt, stellt diese erprobte Methode eine Herangehensweise an eine Problemstellung wie ein Designer dar. Ein Designer nutzt kreative Tools und Vorgehensweisen, um zu seinen Entwürfen, Proof of Concepts und Drehbüchern zu kommen. Ist Design Thinking im Bereich Requirements Engineering ein neuer, vielversprechender Weg? Wir haben erste Erfahrungen in der Praxis gesammelt und stellen diese auf gut verständliche Weise vor.

Ask a Lawyer

Rechtliche Fragen zu IT-Beschaffungen einem Panel von drei spezialisierten Anwälten stellen

Moderation: Dr. Wolfgang Straub, Augsburger Deutsch & Partner

Weitere Experten:
Dr. Christoph Jäger, Kellerhals Carrard
Julia Bhend, Probst Partner AG

IT-Beschaffungen werfen in der Praxis viele heikle rechtliche Fragen auf. Bei öffentlichen Veranstaltungen gibt es meist zu wenig Raum, um auf konkrete Fragen eingehen zu können. Dieses Panel bietet nun die Gelegenheit, sowohl vergaberechtliche als auch vertragsrechtliche Fragen mit den drei Panelisten zu diskutieren und so gleich mehrere Einschätzungen zu erhalten. Die Fragen können während des Panels spontan gestellt und diskutiert werden.

...oder stellen Sie uns Ihre Frage/n schriftlich im Voraus zu

Zur Wahrung der Anonymität können Fragen bis am Dienstag, 8. August 2017 mit dem Betreff "Ask a Lawyer" bei folgender Adresse auch schriftlich eingereicht werden: it-beschaffungskonferenz@iwi.unibe.ch. Die Namen der Einsender werden vertraulich behandelt.